Cześć! Ostatnio gadaliśmy o tym, że BRM to taki terapeuta, który tłumaczy nerda na ludzki (i odwrotnie). Obiecałem, że dziś zejdziemy poziom niżej – do miejsca, gdzie rodzą się największe dramaty, łzy i potargane koszule. Do budżetowania.

Scenka rodzajowa:

Przychodzi szef IT do Zarządu. Przynosi piękny Excel.

– Potrzebujemy 2 miliony złotych na migrację do nowej wersji bazy danych Oracle i wdrożenie mikroserwisów na Kubernetesie.

Dyrektor Finansowy (CFO) znad okularów pyta:

– A co my z tego będziemy mieli?

– No jak to co? Nowszą wersję bazy i skalowalne pody! – odpowiada z entuzjazmem IT.

– Nie dam.

– Ale stare serwery już rzężą!

– Nie dam. Nie widzę uzasadnienia biznesowego.

Kurtyna. IT wychodzi obrażone, że „beton na górze” hamuje postęp. A prawda jest brutalna: IT właśnie próbowało sprzedać wiertarkę komuś, kto chce po prostu mieć dziurę w ścianie.

Dziś pokażę Wam, jak to odkręcić. Jak zmapować cele biznesowe na cele IT tak, żeby CFO sam podsuwał Wam długopis do podpisu.

Krok 1: Wyjmij głowę z serwerowni (Zrozum cel biznesowy)

Zanim wpiszesz w budżet „Zakup licencji Enterprise”, musisz wiedzieć, dokąd zmierza firma. I nie chodzi mi o misję typu „chcemy czynić świat lepszym”. Chodzi o twarde cele na ten rok.

Załóżmy, że pracujesz w firmie sprzedającej designerskie skarpetki online.

Idziesz do Prezesa (albo wysyłasz swojego BRM-a) i pytasz: „Szefie, co jest priorytetem na ten rok?”.

Jeśli usłyszysz: „Chcemy wejść na rynek niemiecki i zwiększyć przychód o 20%”, to masz swój Cel Biznesowy.

Zauważ: Prezes nie powiedział „chcę szybszej strony” ani „chcę chmury”. On chce sprzedawać Niemcom skarpetki.

Krok 2: Znajdź techniczne wąskie gardło (Tłumaczenie)

Teraz Twoja kolej. Musisz się zastanowić: Co w obecnym IT przeszkadza w realizacji tego celu?

• Czy jak wejdą Niemcy, to ruch wzrośnie dwukrotnie? Tak.
• Czy obecny sklep wytrzyma ten ruch? Nie, wywali się przy 1000 użytkownikach.
• Czy strona ładuje się szybko w Berlinie? Nie, bo serwery mamy w Pcimiu Dolnym i ping jest taki, że można iść na kawę.

Właśnie zdefiniowałeś Problem Biznesowo-Techniczny.

Krok 3: Zdefiniuj Cel IT (To nie to samo co lista zakupów!)

Tu większość menedżerów IT popełnia samobójstwo budżetowe. Wpisują w cel: „Wdrożenie CDN i refaktoring kodu”. Błąd. To jest rozwiązanie, a nie cel.

Cel IT musi być mierzalny i bezpośrednio wspierać cel biznesowy.

Prawidłowy Cel IT: „Skrócenie czasu ładowania strony dla użytkowników z Europy Zachodniej poniżej 2 sekund oraz zapewnienie dostępności przy ruchu 5000 sesji jednocześnie”.

Widzicie różnicę? To brzmi jak coś, co pomaga sprzedawać skarpetki.

Krok 4: Dopiero teraz lista zakupów (Obrona budżetu)

Wracamy na spotkanie z CFO. Tym razem nie mówisz o Kubernetesie. Mówisz językiem korzyści i ryzyka.

– Drogi Zarządzie. Żeby zrealizować Wasz plan podboju Niemiec (Cel Biznesowy), musimy mieć pewność, że niemiecki klient nie ucieknie, gdy strona będzie się ładować 10 sekund (Ryzyko).

– Dlatego naszym celem jest przyspieszenie sklepu o 50% (Cel IT).

– Żeby to zrobić, potrzebujemy wdrożyć usługę CDN i zmigrować kluczowe moduły do chmury (Rozwiązanie).

– Kosztuje to 200 tysięcy. Jeśli tego nie zrobimy, prognozujemy utratę 30% potencjalnych klientów z nowej kampanii.

CFO patrzy w tabelki. Widzi:

• Koszt: 200 tys.
• Ryzyko utraty przychodu: 2 miliony.

Decyzja jest prosta. Dostajesz budżet.

Pułapka „Gold Plating”, czyli nie kupuj Ferrari do wożenia pizzy

Jest jeszcze jedna rzecz, na której można się wyłożyć. Przeskalowanie.

Informatycy (wiem, bo sam nim jestem w duszy) kochają gadżety.

– „O, wchodzi AI, musimy wdrożyć AI do segregowania maili w dziale kadr!”.

Stop. Czy dział kadr jest wąskim gardłem firmy? Czy ręczne segregowanie maili kosztuje firmę miliony? Jeśli nie, to właśnie uprawiasz „Gold Plating” – pozłacasz klamki w budynku, który ma dziurawy dach.

Mapowanie celów działa w dwie strony. Służy nie tylko do uzasadniania wydatków, ale też do ubijania projektów, które są fajne technologicznie, ale bezużyteczne biznesowo.

Zanim wpiszesz coś do budżetu, zrób „Test Babci”:

Czy potrafię wytłumaczyć mojej babci (lub Prezesowi), jak ten nowy serwer sprawi, że w kasie będzie więcej pieniędzy?

Podsumowanie: Kaskada celów to Twój przyjaciel

W ITIL 4 nazywamy to ładnie „Cascading Objectives” albo „Strategic Alignment”. W praktyce to po prostu zdrowy rozsądek i umiejętność łączenia kropek.

1. Biznes: Chcę więcej kasy z X.
2. Analiza: Co w IT blokuje X?
3. Cel IT: Odblokować X poprzez poprawę parametru Y.
4. Budżet: Kupić Z, żeby poprawić Y.

Proste? Proste. A jednak w 90% firm działy IT i Biznesu grają w głuchy telefon. Bądź tym, który ten telefon w końcu odbierze i zacznie gadać z sensem.