Co jest najważniejsze w zarządzaniu projektem?

Podziel się
  • 2
  •  
  •  
  •  
  •  

projekt

Obecnie każda aktywność, która jest czymś większym niż zadanie, nazywana jest projektem. I nie ma znaczenia jaka to jest dziedzina czy branża. Słowo projekt jest bardzo mocno eksploatowane. Projekt może być mały, średni lub duży. Jakie są kryteria klasyfikacji projektów? Ja oceniam projekt na podstawie trzech kryteriów: budżet, czas trwania, liczba osób. W tych kryteriach też możemy mieć przedziały, które będą klasyfikowały projekt do jednej z kategorii. Nie to jednak jest najważniejsze. Skoro już używamy słowa „projekt”, to jakie powinny być tego konsekwencje i do czego to nas powinno zobowiązywać?

Zasady

Skoro projekt jest tak popularny to i metod jego kierowaniem, żeby nie użyć bardziej poważnego słowa „zarządzaniem”, powinno być wiele. Zostało wypracowane wiele metodologii jak dobrze zarządzać projektem, takich jak: PRINCE2, PMI, Agile PM, IPMA, Scrum. Różnią się one między sobą ale jednocześnie mają części wspólne, bo dotykają tej samej materii. Szanujący się projekt wybiera jedną z tych metodologii aby zwiększyć swoje szansę na powodzenie realizacji projektu. Prowadzenie projektu zgodnie z wybraną metodyką nie jest łatwe, a w szczególności stosowanie się do jej wszystkich wymagań. Kto na co dzień pamiętałby o wszystkich detalach, skoro terminy zagrożone, plan się sypie, kolejne ryzyka się materializują, zasoby ludzkie się kurczą.

Nawet jak nie korzystamy z żadnej, ze wspomnianych metodyk zarządzania projektem, to powinniśmy mieć określone zasady, których powinniśmy się trzymać i przestrzegać, jeżeli zależy nam na zakończeniu projektu z sukcesem. Jakie to są zasady? Tu z pomocą przychodzą nam tzw pryncypia z PRINCE2:

  • Ciągła zasadność biznesowa
  • Korzystanie z doświadczeń
  • Zdefiniowane role i obowiązki
  • Zarządzanie etapowe
  • Zarządzanie z wykorzystaniem tolerancji
  • Koncentracja na produktach
  • Dostosowanie do warunków projektu

Ciągała zasadność biznesowa

Realizacja każdego projektu powinna mieć od początku do końca ciągle ważne uzasadnienie biznesowe. Powód dla jakiego prowadzimy projekt, powinien być jasny, zrozumiały i znany wszystkim osobom w nim uczestniczącym. Cały czas powinniśmy wskazywać korzyści jakie przyniesie dostarczenie produktów projektu. Przestrzegając tej zasady, znacznie zwiększamy swoje szanse na sukces.

Korzystanie z doświadczeń

Czy jesteśmy pierwszymi, którzy realizują projekt? Może ktoś przed nami robił podobny projekt? Nie ma sensu wynajdować koła na nowo i dlatego szukamy doświadczeń związanych z prowadzeniem projektu. Najpierw robimy to w naszej organizacji a jak nie mamy takich doświadczeń, to szukamy kogoś z zewnątrz, kto nam doradzi. Korzystamy z doświadczeń w trakcie całego życia projektu. W szczególności gdy zaczynamy projekt ale również podczas jego trwania. Gdy już zdobędziemy własne doświadczenia, możemy dzielić się z innymi projektami.

Zdefiniowane role i obowiązki

Najgorsze co może nam się przytrafić w projekcie to nie ustalone co, kto robi i za co odpowiada. Nie wyobrażam sobie żadnego projektu, w którym nie ma zdefiniowanych ról oraz ich odpowiedzialności (obowiązków). Nie mam tu na myśli tylko ról zarządczych, kierowniczych ale wszystkie, które biorą udział w projekcie. Właściwe i odpowiednia przygotowana organizacja projektu, zmniejsza wiele ryzyk oraz ułatwia komunikację w zespole projektowym. Należy również pamiętać, że każdy projekt powinien posiadać w swojej strukturze organizacyjnej interesariuszy związanych ze sponsorem biznesowym, użytkownikami i dostawcami.

Zarządzanie etapowe

Jeżeli nasz projekt trwa dłużej niż miesiąc dobrze jest podzielić go na mniejsze przedziały czasowe. Możemy je nazywać etapami, sprintami. Etapy pozwalają na lepszą kontrolę projektu przez kierownictwo oraz dzielą dostarczenie produktów projektu w czasie. Podział czasowy należy wykonać w takim stopniu, który będzie pomagał w zarządzaniu projektem a nie go utrudniał i komplikował.

Zarządzanie z wykorzystaniem tolerancji

Jak już kierujemy naszym projektem, to dobrze aby zapewnić sobie pewien margines bezpieczeństwa. Wiadomo, że nie zawsze wszystko idzie po naszej myśli i zgodnie z planem, dlatego musimy się przygotować na okoliczność, że coś nie zadziała i trzeba będzie mieć plan B. Czego może dotyczyć tolerancja? Najważniejsze to czas, koszty, zakres i jakość. Przynajmniej dla tych czterech powinniśmy mieć bufor, poduszkę, na której wylądujemy jak będziemy upadać. Zaplanujmy trochę więcej czasu niż wynika to z pracochłonności. Czas w projekcie zawsze jest deficytem więc na pewno go wykorzystamy. W budżecie uwzględnijmy zapas związany z planowanymi kosztami aby mieć środki w przypadku wystąpienia nieplanowanych wydatków. Miejmy w zakresie takie produkty, których niedostarczenie, nie spowoduje utraty korzyści projektu. Jak coś będzie szło nie tak, bądźmy gotowi na ustępstwa w jakości produktów.

Koncentracja na produktach

Każdy projekt wcześniej lub później dostarcza jakieś produkty swoich prac. Nie ważne czy są to produkty materialne czy nie materialne powinny być dostarczone w określonym czasie i z wymaganą jakością. Jeżeli nasza aktywność niczego nie dostarcza to nie ma mowy o projekcie. Z drugiej strony nie znam projektu, który nie dostarczyłby przynajmniej jednego produktu. Projekt musi skończyć się wymaganym efektem, który jest produktem projektu. Jeżeli projekt nie dostarczy produktu to należy uznać, że zakończył się porażką. Zwracajmy uwagę na jakość produktów, które dostarczamy aby zawsze spełniała zdefiniowane kryteria.

Dostosowanie do warunków projektu

Narzędzia, które będą nam pomagały w zarządzaniu projektem, dopasowujemy do jego rozmiaru, złożoności, znaczenia i możliwości. Dotyczy się to również metodyki, z której będziemy korzystać. Projekt nie może być bowiem cele samym w sobie. Projekt ma służyć do uzyskania korzyści z produktów przez niego dostarczonych. Pamiętajmy o tym, kiedy będziemy kierować dowolnym projektem.

Projekt może być łatwy lub trudny, mały lub duży, krótki lub długi, jednak jeżeli będziemy stosować się do podanych wyżej zasad, będziemy mieli większe szanse na jego zakończenie z sukcesem. Oczywiście tylko te zasady nie zagwarantują nam, że odniesiemy sukces w projekcie. Jeżeli złożoność, zakres, budżet projektu wzrastają musimy skorzystać z wybranej metodyki, która wprowadzi ład i organizację pracy w projekcie. Ona również nie gwarantuje powodzenia ale nadal zwiększa szanse. Jeżeli do tego jeszcze zbudujemy zespół projektowy z odpowiednich i kompetentnych ludzi, to jesteśmy co raz bliżej zakończenia projektu z sukcesem. Tego wszystkim życzę aby uczestniczyli w projektach, które dostarczają swoje produkty i osiągają założone korzyści. A jeżeli projekt z różnych względów się nie uda to wyciągnijmy z niego jak najlepszą lekcję aby w ten sposób zdobyte doświadczenie zaprocentowało w przyszłości.


Podziel się
  • 2
  •  
  •  
  •  
  •  

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.